Semnătura electronică: cum se obține, costuri și instituții care o utilizează

Roxana Dobre - 13 februarie 2022 13:43

Semnătura electronică – ce este, cum se obține, cu ce costuri și ce instituții o recunosc ca instrument autentificare pentru cereri și documente.

Agrointeligența-AGROINTEL.RO vă spune cum se obține semnătura electronică, unde trebuie să vă adresați dar și cât costă o astfel de opțiune de autentificare a cererilor și documentelor dumneavoastră.

Ce este semnătura electronică

Semnătura electronică sau digitală reprezintă un instrument de identificare digitală. Conform legislației în vigoare, semnătura electronică are aceeași însemnătate și valoare legală cu semnătura olografă (de mână n.r).

Documentele semnate electronic au aceeaşi valoare legală cu cele semnate pe hârtie. Mai mult, un document semnat electronic împreună cu certificatul digital calificat este mult mai greu de falsificat sau modificat decât cel realizat în varianta clasică.

Prevederile privind semnătura electronică sunt stipulate în Legea nr.45 din 18 iulie 2001 care arată că semnătura electronică  reprezintă datele în formă electronică, care sunt ataşate sau logic asociate cu alte date în formă electronică şi care contribuie ca metodă de identificare.

Semnătura electronică poate fi modificată doar oficial și nici nu poate fi ”greșită” fiind recunoscută doar în forma în care a fost înregistrată pentru prima dată de beneficiar.

Tipuri de semnătură electronică

Semnătura electronică poate fi de mai multe tipuri. Conform legislaţiei în vigoare există trei tipuri de semnătură electronică:

• Semnătură electronică simplă – utilizată la semnarea e-mail-urilor sau a documentelor electronice cu un nivel scăzut de risc, precum chitanţele;
• Semnătura electronică avansată – utilizată la semnarea e-mail-urilor, documentelor electronice cu nivel mediu de risc, precum: cereri de concediu, deconturi sau formulare, documente însoţitoare (avize, devize sau procese-verbale);
• Semnătura electronică calificată – utilizată la semnarea e-mail-urilor sau a documentelor cu nivel ridicat de risc, precum: contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă şi actele adiţionale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale, documentele medicale (buletine de analiză, fişe de internare sau externare) sau documente în relaţia persoanelor fizice şi a firmelor cu statul.

Semnătura electronică, utilă fermierilor

Semnătura electronică este utilă fermierilor în relația cu mai multe instituții ale statului, inclusiv în relația cu cele două agenții de plăți.

La acest moment, semnătura electronică reprezintă la acest moment o opțiune pentru fermierii care vor să încaseze subvenții și alți bani europeni în 2022. Oficialii Agenției de Plăți şi Intervenție pentru Agricultură (APIA) vor să implementeze din acest an o facilitate care constă în recunoașterea semnăturii electronice pentru fermierii care nu vor să mai facă drumuri inutile la centrele locale sau județele unde depun documente pentru subvenții sau ajutoare de stat. Semnătura electronică este recunoscută în prezent și de Agenţia pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale (AFIR) la depunerea dosarelor pentru proiecte finanțate din bani europeni dar și de alte instituții publice.

Semnătura electronică: condiții pentru a o obține

Condiţiile pe care trebuie să le respecte semnătura digitală sunt menționate de asemenea în Legea nr.45/2001. Conform sursei citate, semnătura electronică trebuie să ofere cititorului certitudinea că mesajul sau documentul digital este realizat de către un expeditor cunoscut şi nu a fost modificat pe parcurs. În plus:

• este legată în mod unic de semnatar;
• asigură identificarea semnatarului;
• este creată prin mijloace controlate exclusiv de semnatar;
• este legată de datele în formă electronică la care se raportează în aşa fel încât orice modificare ulterioară a acestora este identificabilă;

Legea mai menţionează faptul că semnătura este valabilă în toate statele Uniunii Europene, indiferent de ţara unde are sediul furnizorul care a emis certificatul de utilizare a semnăturii electronice.

Semnătura electronică: cine o poate obține

Obținerea unei semnături electronice se poate face de orice persoană care, în urma obţinerii unui contract încheiat cu o companie de servicii de certificare digitală, deţine o pereche funcţională cheie publică (od digital, perechea cheii private, necesară verificării semnăturii electronice n.r) – cheie privată (cod digital unic, generat de un dispozitiv specializat n.r).

Semnătura electronică: de unde se obține

Pentru obţinerea unei semnături electronice este nevoie de un certificat digital calificat, un dispozitiv calificat de realizare a semnăturii şi o aplicaţie software de semnare.

Potrivit datelor publicate de UE, în ţara noastră există cinci furnizori certificaţi, acreditaţi de către Ministerul Comunicaţiilor şi anume: CertSIGN, Alfa Trust Certification (Alfasign), DigiSign, Trans Sped şi Centrul de Calcul SA (Certdigital).

Guvernul a desemnat, prin OUG, şi Serviciul de Telecomunicaţii Speciale (STS) să devină furnizor pentru sistemele de semnătură electronică ce vor fi folosite de instituțiile și autoritățile publice.

Persoanele interesate de obţinerea certificatului digital trebuie să realizeze următorii paşi:

• Accesarea site-ului furnizorului de servicii de certificare;
• Alegerea tipului de certificat;
•  Selectarea valabilităţii – un an, doi sau trei;
• Completarea formularului de înregistrare;
•  Descărcarea documentelor generate;
•  Accesarea e-mail-ului şi urmărirea paşilor necesari pentru identificare.

În urma parcurgerii acestor paşi, solicitantul va primi certificatul la adresa poştală indicată, iar livrarea pe teritoriul României este gratuită.

Semnătura electronică: acte necesare

Conform ordinului Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF) nr. 2520/2010 privind depunerea declaraţiilor fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanţă de către contribuabili mari şi mijlocii este necesară realizarea unui dosar pentru obţinerea semnăturii electronice care trebuie depus la o unitate fiscală ce aparţine ANAF.

Dosarul trebuie să conţină următoarele documente:

• Cerere pentru utilizarea certificatului digital calificat (formularul 150);
• Documentul de identitate al titularului certificatului calificat;
• Documentul care atestă calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului;
• Documentul de împuternicire, autentificat de notarul public, din care rezultă dreptul titularului certificatului calificat de a semna declaraţiile fiscale pentru contribuabil. Dacă există calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului, se prezintă documentul, în original şi copie, care atestă această calitate (acest document poate fi Hotărârea Adunării Generale a Acţionarilor sau Statutul societăţii comerciale).

Formularul 150 se obţine de la ANAF în urma confirmării certificatului digital primit de la furnizorul acreditat. Documentul de confirmare de pe portalul ANAF trebuie descărcat şi completat, iar mai apoi trebuie aplicată semnătura electronică. După finalizarea documentului, acesta ajunge la furnizorul acreditat care a eliberat semnătura şi este confirmat. În urma primirii confirmării, contribuabilul se poate înregistra la ANAF pentru obţinerea formularului 150.

Semnătura electronică: costuri

Furnizorii pentru sistemele de semnătură electronică practică anunite costuri. Astfel, furnizorii acreditaţi oferă pachete care conţin elementele necesare realizării semnăturii electronice (certificatul digital calificat şi dispozitivul) sau oferă doar certificatul calificat fără dispozitivul criptografic.

Certificatele au valabilitatea de un an, doi sau trei, iar preţurile diferă în funcţie de perioada aleasă.

„Pentru semnăturile calificate acestea variază în funcţie de valabilitatea certificatului (1, 2 sau 3 ani) şi tipul acesteia – pentru kiturile de semnătură electronică cu token certSIGN preţurile începând de la 47 de euro fără TVA iar în cazul pachetelor de semnătură electronică calificată la distanţă Paperless certSIGN, de la 39 de euro fără TVA”, potrivit Veronicăi Mitroi – Director Business Unit Servicii de Încredere, certSIGN, citată de www.avocatnet.ro.

Semnătura electronică: în ce instituții publice este recunoscută

Mai multe instituții importante recunosc semnătura electronică și o utilizează în relația cu contributorii, cu beneficiarii. Astfel, deținătorii de semnătură electronică pot utiliza acest serviciu în următoarele instituții din România:

•  Agenţia pentru Finanţarea Investiţiilor Rurale (AFIR) la depunerea dosarelor pentru fonduri europene;
• Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF) la depunerea declarațiilor fiscale și alte documente contabile sau plăți;
• Agenția de Plăți şi Intervenție pentru Agricultură (APIA) în curs de implementare din 2022 la depunerea cererii unice și alte ajutoare de stat sau subvenții;
• Casa Naţională de Asigurări de Sănătate (CNAS);
• Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM);
• Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONFC);
• Monitorul Oficial;
• Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare (CNVM);
•  Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP).