Registrul Electronic al zilierilor – obligatoriu din 25 iulie: completare, date obligatorii, controale ITM
Roxana Dobre -
Registrul electronic de evidență a zilierilor devine obligatoriu din 25 iulie. Decizia de trecere la registrul tipărit la cel electronic a fost anunțată de autoritățile din domeniul muncii de anul trecut. Totuși, pentru că nu a apărut și o metodologie de completare și transmitere registrului electronic al zilierilor, în prezent, el nu este obligatoriu, deși termenul stabilit inițial era luna februarie.
Pentru a remedia această situație și pentru a permite înlocuirea registrul tipărit al zilierilor cu unul electronic, luni a fost pus în dezbatere publică la Ministerul Muncii și Protecției Sociale (MMPS) un ordin ce conține metodologia de completare a registrului electronic de evidență a zilierilor. Potrivit documentului citat, au obligația de a înființa, completa și transmite Registrul electronic de evidenţă a zilierilor, beneficiarii de lucrări, definiţi conform art. 1 alin.(1) lit. b) din Legea nr. 52/2011 privind exercitarea unor activităţi cu caracter ocazional desfăşurate de zilieri, republicată, cu modificările și completările ulterioare.
Citiți și: Inspecția Muncii: Evidența în registrul electronic de evidență a zilierilor a devenit obligatorie!
Pentru înființarea Registrului, beneficiarul obține numele de utilizator și parola de la Inspectoratul teritorial de muncă (ITM) în a cărui rază teritorială își are sediul. În scopul obținerii numelui de utilizator și a parolei, beneficiarul depune la sediul ITM competent sau, după caz, transmite prin e-mail, următoarele documente:
a) cerere scrisă pentru eliberarea numelui de utilizator și a parolei, prevăzută conform modelului de la jos
b) împuternicire semnată de beneficiar, în cazul în care persoana care solicită obținerea numelui de utilizator și a parolei este alta decât reprezentantul legal al beneficiarului;
c) copie după actul de identitate al reprezentantului legal al beneficiarului sau, după caz, al persoanei împuternicite de către acesta;
d) copie după certificatul de înmatriculare la Oficiul Național al Registrului Comerțului/certificatul de înregistrare fiscală;
e) copie după actul de înfiinţare sau actul constitutiv/statutul Beneficiarului, din care să rezulte codurile CAEN aferente domeniilor de activitate economică prevăzute la art. 13 alin. (1) din Legea nr. 52/2011, republicată, cu modificările si completările ulterioare;
f) declarație pe proprie răspundere conform modelului de mai jos, prin care se atestă calitatea de reprezentant legal al beneficiarului sau, după caz, de împuternicit al acestuia, în cazul în care documentele prevăzute la lit. a) – e) se transmit prin e-mail.
În cazul în care documentele prevăzute se transmit prin e-mail, ITM competent, după verificarea acestora, transmite Beneficiarului numele de utilizator și parola, prin e-mail, la aceeași adresă de poștă electronică de la care s-au primit documentele, în termen de o zi lucrătoare de la data primirii solicitării. În cazul în care documentele prevăzute la alin. (1) transmise prin e-mail nu sunt corecte sau complete, ITM competent transmite Beneficiarului solicitarea de corectare/completare a acestora, prin e-mail, la aceeași adresă de poștă electronică, în termen de o zi lucrătoare de la data primirii acestora.
Numele de utilizator și parola obținute de către angajatori pentru accesarea spațiului privat al angajatorului din portalul Inspecției Muncii (https://www.inspectiamuncii.ro/) pot fi utilizate și pentru accesarea Registrului, în cazul în care aceștia au calitatea de Beneficiar și utilizează zilieri în condițiile legii. Pentru schimbarea parolei, beneficiarul prezintă sau, după caz, transmite prin e-mail la ITM competent, următoarele documente:
a) cerere scrisă, motivată pentru schimbarea parolei, prin bifarea rubricii aferente cererii inițiale de mai sus;
b) împuternicire semnată de beneficiar, în cazul în care persoana care solicită schimbarea parolei este alta decât Beneficiarul, prin completarea rubricii aferente cererii inițiale de mai sus;
c) copie după certificatul de înmatriculare la Oficiul Național al Registrului Comerțului/certificatul de înregistrare fiscală;
d) copie după actul de înfiinţare sau actul constitutiv/statutul Beneficiarului din care să rezulte codurile CAEN aferente domeniilor de activitate economică prevăzute la art. 13 alin. (1) din Legea nr. 52/2011, republicată, cu modificările si completările ulterioare;
e) copie după actul de identitate al reprezentantului legal al beneficiarului sau, după caz, al persoanei împuternicite de acesta;
f) declarație pe proprie răspundere prevăzută mai sus, prin care se atestă calitatea de reprezentant legal al Beneficiarului sau, după caz, de împuternicit al acestuia, în cazul în care documentele prevăzute la lit. a) – e) se transmit prin e-mail.
Aplicația „Inspecția Muncii”, pusă la dispoziție gratuit
Proiectul de ordin aflat pe site-ul Ministerului Muncii mai arată că, registrul se completează de către beneficiar sau de către una sau mai multe persoane împuternicite cu ajutorul aplicației informatice pentru dispozitive mobile „Inspecția Muncii”, în conformitate cu Instrucțiunile de utilizare obținute de pe pagina de internet a Inspecției Muncii.
Aplicația informatică este distribuită în mod gratuit de către Inspecția Muncii și este disponibilă, în funcție de sistemul de operare al dispozitivului mobil, prin accesarea aplicațiilor PlayStore sau AppStore. În vederea completării și transmiterii Registrului prin aplicația „Inspecția Muncii”, persoana împuternicită trebuie să solicite electronic și să obțină autorizarea accesului din partea beneficiarului. Autorizarea accesului persoanei împuternicite care a completat și transmis solicitarea electronică de autorizare se realizează de către Beneficiar din portalul Inspecției Muncii (https://www.inspectiamuncii.ro/), unde se autentifică cu numele de utilizator și parola obținute de la ITM competent.
Autorizarea electronică e obține după descărcarea și instalarea aplicației „Inspecția Muncii”, prin transmiterea cererii de autorizare, completată, în prealabil, cu următoarele date:
a) CUI/CIF beneficiar;
b) Datele de identitate ale persoanei care solicită autorizarea: CNP, Nume, Prenume, Adresa e-mail.
Ce va conține și cum se completează Registrul electronic pentru zilieri
Beneficiarul și/sau persoanele împuternicite de către acesta completează în Registru, în ordine cronologică, în termenele prevăzute de lege, toţi zilierii care prestează pentru acesta activităţi necalificate, cu caracter ocazional, în condițiile legii, cu următoarele date:
Date cu caracter general privind profilul beneficiarului:
a) Datele Beneficiarului: CUI/CIF, denumire, listă coduri CAEN, sediu social – județ, localitate, adresă, e-mail;
b) Datele persoanei împuternicite: Nume, prenume, e-mail, CNP;
c) Datele privind locul de desfășurare a activității Beneficiarului: județ, localitate, adresă.
Date privind zilierii: CNP/alt identificator conform documentului de identitate al cetățenilor străini, nume, prenume, cetățenie/apatrid;
Date privind activitatea desfășurată de zilieri:
a) Data începerii activității;
b) Ora începerii activității zilierului;
c) Ocupație, respectiv denumirea activității desfășurate de ziler;
d) Număr ore lucrate de zilier/zi;
e) Remunerație brută , respectiv suma aferentă remunerației brute/zi acordată;
f) Remunerație netă, respectiv confirmarea acordării de către Beneficiar a remunerației nete către zilier;
g) Activitate economică conform CAEN – cod CAEN activitate desfășurată;
h) Instruire SSM, respectiv confirmarea participării la instruirea în domeniul securității și sănătății în muncă.
Registrul Zilierilor se transmite online
Registrul se transmite online de către beneficiar sau de către persoanele împuternicite de acesta, prin aplicația informatică „Inspecția Muncii”, după completarea acestuia în cadrul aceleiași aplicații. Registrele transmise se regăsesc în baza de date centrală a sistemului informatic aferent Registrului Electronic de Evidență a Zilierilor, organizată la nivelul Inspecției Muncii.
Termenele de completare și transmitere a Registrului, cu datele prevăzute mai sus sunt stabilite după cum urmează:
a) zilnic, înainte de începerea activităţii fiecărei persoane care urmează să se afle într-un raport de muncă cu beneficiarul;
b) lunar, pentru situațiile prevăzute la art. 8 alin. (2) și art. 1311 din Legea nr. 52/2011, republicată, cu modificările si completările ulterioare;
Corectarea înregistrărilor eronate, ulterior transmiterii Registrului, se realizează de către beneficiar sau împuternicitul acestuia, la data constatării acestora.
Beneficiarul și/sau împuternicitul are obligația de a păstra Registrul electronic de evidență a zilierilor, prin arhivarea extraselor de Registru completate și transmise anterior. Extrasele sunt furnizate de sistemul informatic aferent Registrului electronic de evidenţă a zilierilor, prin e-mail, după fiecare transmitere de Registru efectuată.
