Ghid e-Factura. Cum se emite și se verifică o factură electronică
Oana Timar -
Facturarea electronică e-Factura a devenit obligatorie de la 1 ianuarie 2024. Toate persoanele juridice au obligația, în relația cu alte persoane juridice (Business-2-Business, B2B), să transmită facturile emise prin sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.
- Termenul limită pentru transmiterea facturilor electronice, 5 zile lucrătoare;
- Factura valabilă, cea primită prin e-Factura;
- Sistemul e-Factura. Cum verifici facturile emise;
- Cum se emite o factură electronică.
Procesul de implementare e-Factura va fi realizat în două etape, se arată într-un ghid publicat de Ministerul Finanțelor. În prima etapă, în perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, operatorii economici – persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, au obligația să raporteze în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura toate facturile emise în relația B2B și în relația cu instituțiile publice, altele decât cele efectuate în relația B2G, pentru care există obligația utilizării Ro e-Factura începând cu data de 1 iulie 2022.
De asemenea, operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România au obligația, începând cu 1 ianuarie 2024, să raporteze în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura toate facturile emise în relația B2B pentru livrări de bunuri și prestări de servicii care au locul livrării sau prestării în România.
Furnizorii, persoane impozabile stabilite în România, pentru operațiunile efectuate în relația B2B, persoane impozabile stabilite în România pentru operațiunile efectuate în relația cu instituții publice, altele decât cele efectuate în relația B2G, și persoane impozabile nestabilite, dar înregistrate în scopuri de TVA în România, sunt obligați să transmită facturile emise către destinatari conform prevederilor art.319 din Legea nr.227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare, cu excepția situației în care atât furnizorul/prestatorul, cât și destinatarul sunt înregistrați în Registrul RO e-Factura.
Citiți și: Taxe 2024: Care sunt noutățile și ce implicații vor avea
Transmiterea facturii electronice trebuie făcută în cel mult 5 zile lucrătoare
Termenul limită pentru transmiterea facturilor electronice, 5 zile lucrătoare
Termenul-limită pentru transmiterea facturilor emise, pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării sau prestării în România, în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art.319 alin.(16) din Codul fiscal.
Nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.
Prin excepție, în perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura nu se sancționează.
În a doua etapă, începând cu data de 01.07.2024, emitenții facturilor electronice au obligația de transmitere a acestora către destinatari utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
Începând cu data de 1 iulie 2024, pentru operațiunile realizate între persoane impozabile stabilite în România conform art.266 alin.(2), sunt considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condițiile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021. Utilizarea facturii electronice face obiectul acceptării de către destinatar, cu excepția facturilor care îndeplinesc condițiile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr.120/2021, cu modificările și completările ulterioare.
Totodată, primirea și înregistrarea de către destinatari – persoane impozabile stabilite în România conform art.266 alin. (2) din Codul fiscal, a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără a fi transmisă prin sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Citiți și: Cătălin Grigoriu: ”În prezent, cred că peste 50% din fermierii României sunt în insolvență tehnică”
Factura valabilă, cea primită prin e-Factura
Oana Gebre Senbet, Managing Director Equitax Expert, firmă de contabilitate în portofoliul cărora se află și o serie de ferme importante din România, a precizat pentru Agrointeligența – AGROINTEL.RO că începând cu 1 ianuarie 2024, TOATE persoanele juridice sunt obligate în relația cu alte persoane juridice să transmită facturile emise prin sistemul RO e-Factură, transmitere ce trebuie făcută în termen de 5 zile lucrătoare de la dată emiterii facturii.
Sancțiunile pentru netransmiterea facturii electronice sau nerespectarea termenului vor fi aplicabile cu 1 aprilie 2024, urmând să existe sisteme de control.
„Prin acest sistem de facturare electronică nu numai că veți transmite facturile emise, dar le veți și primi de la furnizor, spre exemplu dacă se prestează un serviciu sau dacă se livrează marfă sau alte bunuri, factura valabilă va fi cea primită prin RO e-Factura. Puteți primi și factură odată cu marfă sau cu prestarea de servicii, dar începând cu 1 iulie 2024, ea nu este valabilă decât dacă a fost transmisă și prin RO e-Factura. Astfel, dacă furnizorul nu va transmite factura și prin sistemul electronic, factura fizică nu este valabilă și nici nu se va mai putea face deducerea TVA pentru această factură”, explică Oana Gebre Senbet.
Reprezentanta Equitax Expert atrage atenția asupra faptului că trebuie verificat întotdeauna dacă factura a fost transmisă și electronic.
Sistemul e-Factura. Cum verifici facturile emise
Fiecare administrator, persoană responsabilă de emitere / primire facturi, trebuie să-și achiziționeze semnătură electronică. Costurile acesteia sunt, în funcție de firma furnizoare, între 200 și 500 de lei pe an.
După obținerea stick-ului de semnătură electronică, acesta se instalează pe un calculator/laptop. Se accesează site-ul ANAF – înrolare SPV (Spațiu Privat Virtual), unde o să vi se ceară să completați anumite date în câmpuri prestabilite. În urma validării o să obțineți un user și o parolă care trebuiesc reținute, cu care o să va puteți loga la SPV. Din acest SPV se listează, se verifică facturile primite, dar se și transmit facturile emise.
”Există societăți care nu emit facturi către persoane juridice (emit bon fiscal sau chitanță către persoane fizice). Aceste societăți nu au ce să transmită prin sistemul RO e-Factură, dar ele trebuie să primească prin sistemul RO -e Factură, facturile de energie, gaze, apă, chirie etc”, explică Oana Gebre Senbet.
În legătură cu acest “pas “, de listare a facturilor din SPV, în cazul în care considerați că este o operațiune prea dificilă, ar fi bine să luați legătură cu o persoană care să va îndrume cum să listați aceste facturi.
Cum se emite o factură electronică
Pentru emiterea facturilor electronice există mai multe softuri, unele dintre acestea oferă gratuit, lunar, și un anumit număr de facturi (Smartbill, FGO etc). De asemenea, există și un soft ANAF care generează facturi.
De reținut că sunt exceptate de la obligația raportării facturilor în sistemul RO e-Factură:
- Exporturile
- Importurile
- Achizițiile intracomunitare
- Livrările intracomunitare de bunuri și prestările intracomunitare de servicii
”La contabilitate veți aduce că și până acum facturile fizic sau le veți trimite pe e-mail (în condițiile în care sunt un număr redus). Responsabilitatea că facturile primite să fie valide (deci primite prin RO e -Factură) vă aparține ca persoană juridică și, de asemenea, sunteți responsabili pentru transmiterea facturilor prin sistemul RO e-Factură”, subliniază Oana Gebre Senbet, Managing Director Equitax Expert.
